ㄧ、教育部青年發展署(以下簡稱本署)檔案管理，依本要點規定辦理，

二、本署各組室所辦理之案件，包含紙本與電子檔案等，皆應辦理歸檔作業。

三、應行歸檔之案件，各組室承辦人員應先加以檢查整理書面資料齊全後，送交

    檔案管理人員簽收，並將公文電子檔案送歸檔。機密檔案必須保持高度機密

    者，歸檔時，應由承辦人員用機密檔案專用封套裝封，並於封面上註明收發

    文號、承辦單位及承辦人、案由、案卷內文件起迄日期、頁數、件數、附件

    數、機密等級、保密期限或解密條件及保存年限等資料，封口加蓋印章後登

    記，送檔案管理人員歸檔。

四、檔案管理人員對歸檔案件，應逐案逐件清點核對無誤後，再在本署公文管理

    系統辦理點收及歸檔手續。

五、歸檔案件經完成點收及歸檔手續後，檔案管理人員應依本署檔案分類及保存

    年限區分表，在紙本檔案與公文管理系統上，分別辦理檔案立案編目工作。

六、紙本檔案經整理妥善後，應按卷裝入檔案卷夾，並在卷脊註明組室別、檔號、

    案名、及保存年限等，同案名之檔案應集中置於同一檔案卷夾，每一檔案卷

    夾以存放同一分類號為限，案件數過多時分裝為數卷，每卷檔案厚度以不超

    過3公分為原則。另每一檔案卷夾首頁應放置目次表，目次表應載明檔號、

    案名、案由、密等及保存年限等。

七、本署檔案分類及保存年限區分表係參考檔案管理局檔案管理相關規定及青輔

   會原訂之管理方式辦理，於應用時若發生困難，或為適應事實之需要，得適

   時增補修訂，並報請上級備查。

八、編製就緒之案卷於納入檔案卷夾後，依其類別及檔號次序排列於檔案架，順

    序存放。機密檔案之存放應與普通檔案分開，並依機密等級分別採用專櫃典

    藏及派專人管理。機密檔案如有附件，應加註原機密文書編號。

九、為利檔案調閱及儲存，本署應視狀況逐年編列經費、購置設備、僱用人力，

    辦理檔案掃描作業。

十、調閱案卷應由調卷人員填具調檔單向秘書室檔案管理人員調取；調檔單內

    各欄需填列清楚，尤須填註收發文號，簽名或蓋章；還卷之期限為15日，

    期滿必須將原案主動歸還；調卷人不得在檔案庫房內逕行檢取或翻閱案卷

    ；調卷人對於所調案卷應負妥善保管之責，不得拆散、複製、影印、抄錄

    、照相、塗改、轉借、洩密，如有遺失，應專案簽報，並依規定議處。

十一、調閱案卷期限屆滿，應即歸還，倘須繼續應用，應由調卷人填具延期歸

      還單(即調檔單)，經單位主管簽章後送檔案管理人員辦理展期登記，每次

      展期期限10日，展期次數不得超過3次。逾期仍未歸還時，由秘書室檔

      案管理人員洽催，倘無正當理由，應即報請核辦。

十二、調閱案卷以本單位主辦者為限，倘須調閱不屬於本單位辦理之案卷，應

      經原卷主管單位之同意會章後始得調取。如屬「絕對機密」「極機密」之

      檔案，除先會主辦單位同意，並簽奉主任秘書以上長官核准後方可借調

      ，並以機密檔案專用封套交調檔人親收。

十三、保存年限屆滿之檔案(含機密檔案)，應由檔案管理人員檢出，造具銷燬清

      冊，分送原案主辦單位審閱，除認有延長保存應予註明理由及延長期限外

      ，其無延長保存必要者，即在銷燬欄內蓋章，送由檔案管理人員簽報主任

      秘書以上長官核准後會同政風單位監燬之，至已無保存必要而具有考證國

      史價值之檔案，由原主辦單位在銷燬清冊上填註「移轉」字樣後，交由秘

      書室檔案管理人員造具提供清冊函送史政機關檢選，但機密檔案，應俟機

      密等級消失後，再行提供。

十四、已銷燬之檔案，其相關案由簿、目錄表及目次表仍應保存，全案銷燬者，

      目錄表抽出彙存，部份銷燬者，在目錄上加蓋「某年月日銷燬」戳記。

十五、本要點如有未盡事宜，依檔案管理局檔案管理相關規定辦理。